Lyckad rekrytering
På följande sidor granskas ingående problematiken kring kommunal tjänstetillsättning och kommunens rörelsefrihet vid val av tjänsteinnehavare.
Nedan följer en kort minneslista med frågor som bör beaktas vid rekrytering. I listan beaktas särskilt hur och i vilket skede av rekryteringsprocessen man kan betona viktiga specialegenskaper, som exempelvis nätpedagogisk kunskap. Om man vill betona något speciellt, måste det tas i beaktande i alla skeden av rekryteringsprocessen.
Tjänste- eller arbetsförhållande?
En lärare anställs oftast i tjänsteförhållande, eftersom läraren utövar offentlig makt (bedömning och disciplin). Om en person med lärarutbildning endast arbetar till exempel som informatiker, kan och ska personen egentligen anställas i arbetsförhållande.
Tillsvidare eller för viss tid?
Huvudregeln är att lärare ska anställas tillsvidare. Lärare kan anställas för viss tid endast om det finns en laglig grund för det (på tjänsteinnehavarens egen begäran, särskild bestämmelse om anställning för viss tid, uppgiftens art, vikariat, skötsel av uppgifter som hör till ett vakant tjänsteförhållande eller någon annan omständighet som anknyter till kommunens verksamhet). Om anställning på viss tid föreskrivs särskilt i förordningen om behörighetsvillkoren för personal inom undervisningsväsendet. Arbetsgivaren kan ställas till svars för olagliga eller upprepade visstidsanställningar och åläggas betala tjänsteinnehavaren en ersättning som motsvarar 6–24 månaders lön.
Prövotid
Det lönar sig alltid att tillämpa prövotid. Syftet med prövotiden är att klargöra om den valda personen lämpar sig för arbetet och klarar av det. Prövotidens längd kan för tjänsteinnehavare vara högst sex månader från och med att tjänsteutövningen inletts. Vid visstidsanställningar som är kortare än ett år kan prövotiden utgöra högst hälften av tjänsteförhållandets längd. Det är skäl att nämna prövotiden i platsannonsen.
Utredning av brottslig bakgrund
Personer som arbetar med barn ska under vissa förutsättningar uppvisa ett mindre än sex månader gammalt utdrag ur straffregistret för arbetsgivaren. Valet av tjänsteinnehavare är villkorligt och valet bekräftas först efter att personen som valts till tjänsten har uppvisat ett godtagbart straffregisterutdrag. Arbetsgivaren bedömer betydelsen av de eventuella anteckningarna i straffregisterutdraget. Det är skäl att omnämna skyldigheten att uppvisa ett straffregisterutdrag i platsannonsen.
Utredning om hälsotillståndet
En förutsättning för anställning i tjänsteförhållande är att personen som valts till tjänsten uppvisar en godtagbar utredning om sitt hälsotillstånd. Om ingen utredning om hälsotillståndet finns att tillgå då tjänsten tillsätts, görs valet villkorligt. Också detta är bra att nämna i platsannonsen.
Anställningsförfarandet
Inrättande av tjänst
Först fastställs tjänstebeteckningen och tjänsteåliggandena. I samband med det fastställs i praktiken också behörighetskraven. Det här är ett av de viktigaste skedena, med tanke på hurdan kompetens arbetsgivaren är ute efter. Arbetsgivaren har rätt att inom vissa gränser bestämma om inrättandet av tjänster och tjänstebeteckningar. En alltför snävt avgränsad tjänstebeteckning kan göra det svårt att hitta den kompetens man söker.
Ledigförklarande av tjänst
En tjänst ska i allmänhet förklaras ledig att sökas. Att direkt tillsätta en tjänst är möjligt endast i sällsynta fall. Efter att tjänsten ledigförklarats utarbetas en platsannons för tjänsten. Innehållet i den kan kommunen bestämma relativt fritt (se modell för platsannons). Platsannonsen ska publiceras i tillräcklig omfattning. Minimikravet är att den publiceras på kommunens anslagstavla för offentliga kungörelser. Till god och öppen förvaltning hör att också publicera annonsen annanstans, till exempel i lokaltidningen, på arbetskraftsmyndigheternas webbplats (www.mol.fi) eller på kommunens webbplats. Det är skäl att fästa särskild vikt vid platsannonsen, eftersom de urvalskriterier som nämns i annonsen har stor betydelse för valet av tjänsteinnehavare (se artikel om val av tjänsteinnehavare). Det har också betydelse hur de som söker tjänsten kan skicka sin ansökan. Om kommunikation per e-post är möjlig, ska varje mottagen ansökan kvitteras som mottagen till exempel med ett automatiskt meddelande.
Anställning i tjänsteförhållande
Endast personer som sökt tjänsten inom utsatt tid och uppfyller behörighetskraven för tjänsten kan anställas i tjänsteförhållande. Ett undantag är språkkunskap, som kan påvisas med ett intyg som beviljats efter att ansökningstiden gått ut, om det inte orsakar fördröjning. Ansökan måste vara skriftlig och innehålla en redogörelse över behörighet. Betyg och övriga dokument hinner man be om senare. Enligt lagen, förvaltningsstadgan eller instruktionen fattas beslutet om anställning i tjänsteförhållande av den behöriga myndigheten, som varierar i olika kommuner. En ansökan som skickats per post anses ha inkommit den dag den mottagits av myndigheten, lämnats i myndighetens postlåda eller den dag myndigheten fått avis om försändelsens ankomst. Om myndigheten tillåter elektronisk ansökan till exempel med hjälp av ett elektroniskt rekryteringssystem eller genom att i platsannonsen ange till vilken e-postadress ansökan kan skickas, tillämpas bestämmelserna i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet. Enligt dem har myndigheten fått ansökan inom utsatt tid, om den har mottagits den sista dagen av den utsatta tiden. I det fallet har tjänstetiden ingen betydelse, i motsats till om det är fråga om skriftliga ansökningar. Myndigheten ska omedelbart meddela om att den elektroniska ansökan har mottagits. Ett automatiskt svarsmeddelande räcker. Om mottagande av skriftliga ansökningar behöver inte meddelas särskilt.
Val av tjänsteinnehavare
Myndigheten som väljer tjänsteinnehavare ska ha alla uppgifter om de sökande. Eftersom antalet sökande kan vara stort, lönar det sig att göra ett detaljerat sammandrag av dem, som underlättar anställningsbeslutet och kan vara ett viktigt dokument, ifall någon av de sökande söker ändring. Sammandraget måste vara helt opartiskt och ska innehålla alla viktiga jämförelsekriterier, såsom de sökandes utbildning och arbetserfarenhet. Det är också bra att anteckna observationer som gjorts under intervjuerna, eftersom de är mycket svåra att bevisa i efterhand. Sammandraget offentliggörs först efter att anställningsbeslutet fattats. Också ansökningarna offentliggörs först efter att anställningsbeslutet fattats. I samband med det måste man dock kontrollera, om ansökningarna eller sammandraget innehåller detaljer som är sekretessbelagda. Ifall någon ber om uppgifter om de sökande, har de sökandes yrkan på att deras identitet ska hållas hemlig ingen juridisk betydelse. Se närmare i artikeln om val av tjänsteinnehavare
Anställningsbeslut
Ett anställningsbeslut som fattas av en enskild tjänsteinnehavare måste motiveras. Tjänsteinnehavaren måste redogöra för vilka detaljer och utredningar som inverkat på valet. Motiveringarna är viktiga bland annat för att en grundlig beskrivning av dem kan minska de sökandes iver att söka ändring. Om motiveringarna helt utelämnas kan det dessutom leda till att beslutet upphävs på grund av formfel, om någon besvärar sig till förvaltningsdomstolen. I praktiken ska motiveringarna vara korta och koncisa. Såväl de personer som valts som de övriga sökande delges anställningsbeslutet per post. I brevet bifogas en anvisning om hur man söker ändring eller en besvärsanvisning. Ett beslut som fattats av ett kommunalt organ med många ledamöter behöver inte motiveras.
Tjänsteförordnande
Den person som valts till en tjänst ska utan dröjsmål ges ett tjänsteförordnande. Där ska åtminstone framgå tjänstebeteckningen, den valda personens personuppgifter, tjänsteförhållandets längd, grunden för visstidsanställning, prövotid, när tjänsteutövningen börjar, huvudsakliga uppgifter (eller grunden för fastställandet av dem) och avlöningsgrunder. Också andra viktiga detaljer ska nämnas i tjänsteförordnandet.
