Digitala hjälpmedel för rektorer

Rektorsbloggar:

I takt med att det har blivit allmännare med informationsteknik och informationstekniska verktyg har rektorernas möjligheter och arbetssätt förändrats. Det är sällan som en rektor till exempel gör upp läsordningar med hjälp av magneter på en skrivtavla och de traditionella trådtelefonerna ersätts allt oftare med mobiltelefoner.

Den digitala utrustningen och programvaran utvecklas snabbt, vilket sätter en tidspress på rektorn: för att man ska få ut så mycket som möjligt av utrustning och programvara, måste man kunna använda dem tillräckligt bra och det förutsätter åter tid och ordentlig utbildning. Tiden och pengarna som sätts på utbildningen dras av från något annat. Det lönar sig alltså att noggrant överväga, vad och hurdana system det lönar sig att att ta i användning i det dagliga arbetet. I många kommuner är det inte bara den enskilda rektorns beslut, utan utbildningsanordnaren kan kräva att rektorerna använder en viss utrustning eller ett visst datasystem.

Nedan följer en kort sammanställning av digitala hjälpmedel som lämpar sig för rektorer:

Presentationsmallar
Skolans personal har under året många presentationer och skickar många brev. Det är viktigt att skolan har snygga presentations- och brevmallar. Det finns oftast någon i skolan som mot en liten ersättning kan utarbeta mallar som alla kan använda. Innehållet i en bra presentation går ofta förlorad om man använder gamla PowerPoint-mallar.

Intranät
Det är bra att ha någon form av intranät för att skicka interna meddelanden och dokument inom skolan. Den enklaste versionen är kanske att lärarna till exempel har ett gemensamt rum i skolans nätbaserade lärmiljö. På det gemensamma, slutna intranätet lönar det sig att spara t.ex. mötesprotokoll, skolans gemensamma blanketter, publikationer, introduktionsmappar, telefonnummer etc.

Trådlös presentatör
En föredragshållare som är bunden vid sin dator har stor hjälp av en presentatör som kan anslutas till datorn med USB. Presentatören kostar endast några tior.

Minnespinne (skyddad)
Rektorn bär ofta med sig filer som gäller skolan. Dagens minnespinnar gör det möjligt att bära med sig en stor mängd information. Därför är det bra att skydda minnespinnen med ett lösenord. Genom en liten åtgärd går det effektivt att förhindra att information kommer i fel händer.

Program för elevadministration
Det finns olika program för elevadministration (t.ex. Primus, Winha, ASIO, HumakPro, ASTA, SYMSI), vilket gör administrationen mera komplicerad. Olika användare har olika vyer och rättigheter och man försöker få in allt i samma program: planeringen av läsordning, vitsordsgivning, kommunikation och reservering av klassrum.

Programmen är inte alltid lika användarvänliga som internationella kommersiella program och kommunen kan inte alltid erbjuda IT-stöd för dem.

Problemen med systemen hamnar ofta på rektorernas och skolsekreterarnas bord. Det lönar sig att satsa tillräckligt med tid och pengar på utbildning i att använda systemen. System som inte fungerar, eller fungerar dåligt, orsakar irritation och dåligt anseende.

Sociala medier
Rektorn kan också använda allmänna nätverktyg och sociala medieverktyg i sitt arbete. Många rektorer skriver till exempel bloggar.

Elektronisk kalender
En rektor som är mycket i farten eller arbetar i flera byggnader gör, både för sin egen och för sina närmaste arbetskamraters (biträdande rektor, skolsekreterare, studiehandledare) skull, klokt i att skapa en elektronisk kalender. Med hjälp av kalendern är rektorn själv på rätt tid på rätt plats och de underordnade vet när rektorn är anträffbar.

Det lönar sig att planera vem som ser kalendern och de enskilda händelserna i den, om man inte vill att alla ska känna till varje enskild händelse.

E-post
E-post är ett bra verktyg för att skicka meddelanden till personalen, eleverna och deras vårdnadshavare. För återkommande post, t.ex. till lärarna, lönar det sig att skapa e-postlistor. Det är bra att vara måttlig i fråga om mängden e-post och, om ämnet är känsligt, att komma ihåg att det är otroligt lätt att vidarebefordra ett meddelande.

Kalkylprogram
Varje rektor med självrespekt borde ha tillräckliga kunskaper om kalkylprogram. Kalkylprogrammen lämpar sig för mycket, att planera läsordningar, beräkna fördelningen av lärarresurser eller att följa med årets driftsbudget. Tydliga grafer gör det också lättare att förstå olika saker.

Den tid som går åt för att lära sig kalkylprogram får man under årens lopp helt säkert mångdubbelt igen.

VPN-förbindelse
Rektorns arbete är inte bundet till en viss plats. Många gånger är det klokare att utföra vissa arbeten någon annanstans än i rektorns kansli. Om rektorn behöver komma in i kommunens intranätsystem, till exempel elevdatasystemen, måste rektorn ha en VPN-förbindelse som möjliggör distansarbete. Med hjälp av en VPN-förbindelse går det att skapa en skyddad förbindelse från vilket offentligt nätverk som helst till kommunens interna nät och de program som finns där. För att upprätta förbindelsen behövs oftast hjälp av IT-enheten.

Smarttelefon
En mobil smarttelefon är en bra ersättare för den traditionella trådtelefonen. Rektorn har alltid smarttelefonen med sig och är således lätt att nå. Ibland lönar det sig förstås att fundera på när rektorn vill vara anträffbar och många rektorer bär därför med sig två telefoner eller en telefon med två SIM-kort, med ett offentligt och ett privat abonnemang i samma telefon.

Smarttelefonen har egenskaper som rektorn har nytta av, bl.a. kamera, e-post, elektronisk kalender och webbläsare. Det är inte värt att pruta på skärmstorleken och det lönar sig också att välja en telefon med Wlan, med tanke på eventuella utlandsresor.

Kom ihåg att använda säkerhetskoderna, så att inte alla e-postmeddelanden och skolans material försvinner om telefonen kommer bort.