Skolans mål | Arbetskultur | Pedagogiska metoder | Datatekniska lösningar | Lärargemenskapen | Ledarskap

Offentlighet, öppenhet och datasekretess

Offentlighet, öppenhet och datasekretess i skolans elektroniska kommunikation

Det här informationspaketet behandlar viktiga frågor om offentlighet, öppenhet och datasekretess i anknytning till skolans elektroniska kommunikation, skolans webbplats och dess innehåll. Skolans webbplats är skolans visitkort och informationskanal. I bästa fall är webbsidorna tydliga, informativa och eleganta. Bra webbsidor ger stort mervärde. Välgjorda och aktuella webbsidor minskar behovet av att svara på rutinmässiga, återkommande frågor om vardagliga ärenden. Innan man upprättar en webbplats lönar det sig först att fundera på till vem den riktar sig. Efter det inleds planeringen av innehållet. En läroboksförteckning är säkert relevant på gymnasiets webbplats, däremot inte en detaljerad säkerhetsplan med information om övervakningskamerornas placering. Också sådan information har tidigare publicerats.

Rektorn ansvarar i sista hand för innehållet på skolans webbplats. Därför ska rektorn också sätta sig in i villkoren för vilket innehåll man överhuvudtaget får publicera på nätet. Lagstiftningen innehåller mycket detaljerade begränsningar för vad som får publiceras, även om huvudprincipen är offentlighet. I praktiken kan offentlighetsprincipen, integritetsskyddet och yttrandefriheten hamna på kollisionskurs. Man kommer långt med sunt förnuft men om man tvekar ens lite, är det värt att ta sig en noggrann funderare.

Uppgifter om de studerande och personalen på webbplatsen

För att få publicera fotografier av de studerande på skolans webbplats krävs i princip tillstånd av ifrågavarande personer. Om det är fråga om minderåriga studerande, måste vårdnadshavaren ge sitt tillstånd till publiceringen. I angelägenheter som gäller personer eller personliga rättigheter kan 15 år fyllda personer eller deras vårdnadshavare ge tillståndet. Den som ger tillstånd ska veta vad han eller hon samtycker till och det ska naturligtvis vara frivilligt. Skolan ska på förhand noggrant specificera till vad och varför tillståndet ges. Tillståndet kan upphävas när som helst. Det torde vara klokast att be om tillståndet i början av varje läsår eller vid behov. Tillståndet gäller inte automatiskt när eleverna flyttar till en ny skola, även om skolan ligger inom samma kommun, utan tillståndet måste alltid ges separat. Vårdnadshavarna kan ge sitt tillstånd till exempel via skolans administrationsprogram, om de har personliga koder till det.

När det gäller skolans personal är saken lite mera komplicerad. Om personen ifråga frivilligt och medvetet ger ett specificerat tillstånd till att hans eller hennes bild publiceras, som personen när som helst kan ta tillbaka, är saken klar. Utan tillstånd har arbetsgivaren inte automatiskt rätt att publicera fotografier av personalen eller övriga personuppgifter på sin webbplats. Om det finns en saklig och godtagbar orsak som anknyter till arbetsuppgifterna kan fotografiet publiceras. Det är skäl att överväga vems fotografier som publiceras och till vilken nytta. Typen av skola kan till exempel ha betydelse. Det kan vara mindre viktigt att publicera fotografier av klasslärarna i ett lågstadium än av ämneslärarna i ett vuxengymnasium. Klassläraren är densamma åtminstone ett år, men i ett vuxengymnasium avläggs ofta enskilda kurser, vilket gör att de studerande inte lär känna lärarna. Det kan också räcka med att publicera fotografiet på skolans anslagstavla.

Personalen har rätt att få veta för vilket ändamål de fotograferas. Om fotografierna används för ett annat ändamål än det från början var tänkt, ska personalen informeras om saken och i mån av möjlighet beredas tillfälle till en ny fotografering. Om det exempelvis ursprungligen varit meningen att publicera lärarnas fotografier och namn på webbplatsen och skolan senare önskar använda fotografierna i reklamsyfte i en pappersbroschyr, måste man avtala separat om saken. I ett dylikt fall kan personerna rentav ha rätt till ekonomisk ersättning.

Det torde vara lättare att motivera en publicering av personalens namn och tjänsteställning än publicering av fotografier. Det är skäl att fundera över om det finns en saklig och godtagbar orsak till publiceringen och vilken nyttan är. Personalens e-postadresser och telefonnummer till arbetet kan säkert också publiceras, eftersom personalen inte automatiskt är skyldiga att svara i sin arbetstelefon eller på arbetsmejl på sin fritid, om man inte särskilt kommit överens om det.

Logguppgifter och övervakning

Användningen av olika datasystem, exempelvis lärplattformer, ger upphov till en hel del användarspecifika s.k. logguppgifter. Dessa uppgifter är personuppgifter på samma sätt som uppgifter om bedömning och frånvaro. Användningen av logguppgifterna förutsätter därför en saklig och motiverad orsak. Med hjälp av logguppgifterna kan man dra olika slutsatser om till exempel de studerandes eller personalens aktivitet. Det är skäl att grundligt informera personalen och de studerande om att logguppgifterna sparas och eventuellt används, till exempel i samband med handledning eller i handböcker. Då kommer inte användningen av uppgifterna som en överraskning.

Det är inte tillåtet att använda logguppgifterna för att övervaka arbetstagares och övriga personers anställningsvillkor, om man inte kommit överens om saken genom samarbetsförfarande. Logguppgifterna är i första hand avsedda att vara ett skydd för datasystemets användare. De kan också användas för statistiska ändamål och för att uppskatta kapacitetsnivån och faktureringen. Användningen av logguppgifter förutsätter att man gör upp en registerbeskrivning.

Vid övervakningen av de studerandes användning av datorer är det överlag alltid viktigt att komma ihåg de studerandes grundläggande rättigheter och övriga rättigheter. Enligt dataombudsmannen kan läraren till exempel inte i realtid på sin egen dator övervaka de studerandes e-posttrafik S.k. passiv övervakning är ändå möjlig. Det innebär att man begränsar de studerandes tillträde till vissa webbplatser. Skolan ska också lära de studerande korrekt och trygg användning av datanät. Skolan ska uppriktigt informera de studerande om övervakningen.

E-postlåda för skolans allmänna kommunikation

På skolans webbplats är det bra att ha en elektronisk responsblankett eller en gemensam e-postlåda, så att mejlen kan läsas och besvaras av flera personer. För e-post gäller samma som för andra konfidentiella meddelanden. Om en person är borta är det bättre att använda den gemensamma e-posten, så att privata mejl hålls konfidentiella. Även om e-postadressen till arbetet är avsedd för kommunikation som anknyter till arbetsuppgifterna, används den i praktiken också för privat kommunikation. Privata mejl som kommer till arbetet ska behandlas konfidentiellt.

Publicering av provresultat på skolans webbplats eller lärplattform

Termins-, period-, avgångs- och skiljebetyg är offentliga, med undantag av eventuell verbal bedömning av personliga egenskaper. Publiceringen av tentamens- och provresultat är dock diskutabel. I universitet och högskolor är det vanligt att publicera tentamensresultat genom att använda studentnumret, inte namnet. Eftersom frågan i viss mån är oklar, lönar det sig att be de studerande om tillstånd för att publicera ifrågavarande uppgifter. Det är också bra att fundera på vilken nytta man har av att publicera resultaten öppet. I stora verksamhetsenheter är elektronisk information ekonomisk och god kundservice, men det får inte vara den enda orsaken till publiceringen.

Om tentamens- eller provresultat publiceras på nätet, är det viktigt att se till att det inte finns någon möjlighet att få information om sambandet mellan studentnumren och de studerandes identitet. Den här regeln gäller både internet- och intranätsidor (t.ex. en lärplattform), eftersom det i allmänhet är många som använder skolans lärplattform. De preliminära poängantalen i studentskrivningarna kan till exempel meddelas på skolans anslagstavla eller lärplattform med hjälp av examinandnumren, om de studerande har informerats om examinandnumren, till exempel via skolans administrationsprogram. Det är för all del inte svårt, åtminstone i ett litet gymnasium, att dra slutsatser om vem examinandnumren står för. Lärplattformerna och skolans administrationsprogram erbjuder olika lösningar för att begränsa vilka uppgifter som syns.

Publicering på nätet av namnen på studenter, utexaminerade och sökande

Både studentexamensnämnden och gymnasierna har rätt att ge ut namnen på studenterna efter att nämnden har skickat resultaten till gymnasierna och uppgifterna har konstaterats vara riktiga. Om gymnasiet har skickat en kontrollbegäran eller ansökan till studentexamensnämnden efter att resultaten har kommit, måste man vänta med publiceringen av namnen tills nämnden har behandlat den. Examinander som inte vill att deras namn publiceras, ska skriftligen be både gymnasiet och nämnden stryka deras namn från namnförteckningen som publiceras. Begäran ska lämnas in i god tid innan resultaten är klara. I praktiken lönar det sig att informera de studerande om saken redan då de anmäler sig till examen och anteckna medgivande eller förbud på anmälningsblanketten.

Även om namnen på studenter och utexaminerade får överlåtas och publiceras om personerna inte har förbjudit det, får vitsordsuppgifter inte publiceras på till exempel skolans webbplats, trots att studentexamensbetyget är en offentlig handling, liksom övriga betyg. Offentlighet och publicering är alltså olika saker.

Universitet och högskolor publicerar ofta namnen på dem som antagits till utbildning på nätet. Namnen på alla antagna och ofta även poängantalen publiceras också på skolans anslagstavla och dörr. I samband med ansökan måste man be om tillstånd av de sökande att få publicera uppgifterna. Informationen om de antagna ska publiceras med namn. I oklara fall kan man använda det andra namnet eller födelsedagen men absolut inte personbeteckningen. Det finns ingen orsak att publicera uppgifter om dem som inte antagits. Informationen om att en person antagits till en skola och studerar där är offentlig och måste ges ut på begäran till den som frågar. Det är annan sak om en studerande har en s.k. spärrmarkering och skolan är medveten om saken.

Registerbeskrivning

Enligt personuppgiftslagen ska en registeransvarig göra upp en registerbeskrivning som är tillgänglig för alla och beskriver bl.a. ändamålet med behandlingen av personuppgifter. Öppen information om olika ärenden ökar förtroendet för myndigheternas verksamhet. Det är bra om registerbeskrivningen också finns på skolans webbplats, i synnerhet om man samlar in personuppgifter på webbplatsen. En mall för registerbeskrivningen finns på dataombudsmannens byrås webbplats. Den kommunala nämnden bär ansvar för uppgörandet av registerbeskrivningen.

Källor:
Relevant lagstiftning
Finlands grundlag (731/1999)
Strafflag (39/1889)
Personuppgiftslagen (523/1999)
Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, offentlighetslagen)
Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999, offentlighetsförordningen)
Lag om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004)
Lag om dataskydd vid elektronisk kommunikation (516/2004)
Lag om samarbete inom företag (334/2007)
Lag om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (651/1988)
Lag om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och arbetstagare (449/2007)
Lag om grundläggande utbildning (628/1998)
Gymnasielag (629/1998)
Lag om yrkesutbildning (630/1998)
Lag om yrkesinriktad vuxenutbildning (631/1998)
Lag om antagningsregistret och studentexamensregistret (1058/1998)
Förordning om systemet för gemensam ansökan till yrkeshögskolorna (1191/1998)

Vad är KänGuru? | Produktion | Föreslå innehåll