Onnistunut rekrytointi
Näillä sivuilla tarkastellaan syventävästi kunnalliseen virantäyttöön liittyvää problematiikkaa ja kunnan liikkumavaraa virkavalinnassa.
Seuraavassa on lyhyt muistilista rekrytoinnissa huomioon otettavista seikoista. Listassa on otettu erityisesti huomioon, miten ja missä vaiheessa rekrytointiprosessia voidaan painottaa tarvittavia erityisominaisuuksia kuten esimerkiksi verkkopedagogista osaamista. Mikäli jotakin asiaa halutaan rekrytoinnissa erityisesti painottaa, se pitää ottaa huomioon rekrytointiprosessin kaikissa vaiheissa.
Virkasuhde vai työsuhde?
Opettaja otetaan tavallisimmin virkasuhteeseen, koska opettajan tehtäviin kuuluu julkisen vallan käyttäminen (arviointi ja kurinpito). Jos opettajan koulutuksen saanut henkilö hoitaa ainoastaan esimerkiksi informaatikon tehtäviä, hänet voidaan ja oikeastaan pitääkin ottaa työsuhteeseen.
Toistaiseksi vai määräajaksi?
Opettaja tulee pyrkiä ottamaan pääsääntöisesti toistaiseksi voimassa olevaan palvelussuhteeseen. Määräaikaista palvelussuhdetta saa käyttää vain, jos siihen on erikseen laissa määritelty peruste (viranhaltijan oma pyyntö, määräaikaisuudesta säädetty erikseen, tehtävän luonne, sijaisuus, avoinna olevaan virkasuhteeseen kuuluvien tehtävien hoito tai muu kunnan toimintaan liittyvä seikka). Määräaikaisuudesta on säädetty erikseen opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista annetussa asetuksessa. Laittomista määräaikaisuuksista ja määräaikaisten palvelussuhteiden ketjuttamisesta työnantaja voi joutua vastuuseen eli maksamaan viranhaltijalle 6–24 kuukauden palkkaa vastaavan korvauksen.
Koeajan käyttäminen
Koeaikaa kannattaa aina käyttää. Koeajan tarkoituksena on puolin ja toisin pyrkiä selvittämään, soveltuuko virkaan valittu tehtäviinsä ja selviääkö hän niistä. Koeajan pituus voi viranhaltijalla olla enintään kuusi kuukautta virantoimituksen alkamisesta. Vuotta lyhyemmissä määräaikaisissa palvelussuhteissa koeaika voi olla enintään puolet virkasuhteen kestosta. Koeajasta on syytä ottaa maininta hakuilmoitukseen.
Rikostaustan selvittäminen
Lasten kanssa työskentelevien henkilöiden on tietyin edellytyksin esitettävä alle kuuden kuukauden vanha rikosrekisteriote työnantajalle. Virkavalinta tehdään ehdollisena ja valinta vahvistetaan vasta sen jälkeen kuin virkaan valittu on esittänyt hyväksyttävän rikosrekisteriotteen. Työnantaja harkitsee, mikä merkitys on rikosrekisteriotteessa mahdollisesti esiintyvillä merkinnöillä. Rikosrekisteriotteen esittämisvelvollisuudesta ja ehdollisesta valinnasta on syytä mainita hakuilmoituksessa.
Selvitys terveydentilasta
Virkasuhteeseen ottamisen edellytyksenä on, että virkaan valittu esittää hyväksyttävän selvityksen terveydentilastaan. Jollei selvitys terveydentilasta ole käytettävissä virkaan täytettäessä, valinta tehdään ehdollisena. Tästäkin on syytä mainita hakuilmoituksessa.
Menettely virkasuhteeseen otettaessa
Viran perustaminen
Tässä vaiheessa määritellään virkanimike ja virkatehtävät. Samassa yhteydessä määrittyvät käytännössä myös kelpoisuusvaatimukset. Tämä on yksi tärkeimmistä vaiheista sen suhteen, millaista osaamista työnantaja haluaa saada käyttöönsä. Työnantajalla on oikeus määrätä virkojen perustamisesta ja virkanimikkeistä tietyissä rajoissa. Liian jyrkkä rajaus virkanimikkeessä voi hankaloittaa halutunlaisen osaamisen hankkimista.
Viran haettavaksi julistaminen
Virka on yleensä julistettava haettavaksi. Viran täyttäminen on mahdollista vain harvoissa erityistilanteissa. Viran haettavaksi julistamista seuraa läheisesti viranhakuilmoituksen laatiminen. Sen sisällöstä kunta voi päättää suhteellisen vapaasti (ks. hakuilmoitusmalli). Viranhakuilmoitus on julkaistava riittävän laajasti. Vähimmäisvaatimus on sen julkaiseminen kunnan julkisten kuulutusten ilmoitustaululla. Hyvään ja avoimeen hallintoon kuuluu julkaista ilmoitus muuallakin, esimerkiksi paikallisessa sanomalehdessä, työvoimaviranomaisen verkkosivuilla (www.mol.fi) tai kunnan omilla verkkosivuilla. Viranhakuilmoituksen laatimiseen on syytä kiinnittää erityistä huomiota, koska viranhakuilmoituksessa mainituilla valintaperusteilla on huomattavaa merkitystä valintaa suoritettaessa (ks. artikkeli virkavalinnasta). Myös sillä on merkitystä, miten virkaa hakevat voivat lähettää hakemuksensa. Jos asiointi sähköpostin avulla on mahdollista, pitää jokainen vastaanotettu hakuilmoitus kuitata vastaanotetuksi vähintään automaattisella viestillä.
Virkasuhteeseen ottaminen
Virkasuhteeseen voidaan ottaa vain henkilö, joka on hakenut virkaa määräajassa ja tällöin täyttää viran kelpoisuusvaatimukset. Poikkeuksena on kielitaito, jonka voi osoittaa hakuajan päättymisen jälkeen myönnetyllä todistuksella, jos se ei aiheuta viivästystä. Hakemuksen on oltava kirjallinen ja siihen on liitettävä selvitys kelpoisuudesta. Todistukset ja muut asiakirjat ehtii pyytää esitettäväksi myöhemminkin. Päätöksen virkasuhteeseen ottamisesta tekee lain tai hallinto- tai johtosäännön mukaan toimivaltainen viranomainen, joka vaihtelee eri kunnissa. Postitse lähetetyn hakemuksen katsotaan saapuneen perille sinä päivänä, jolloin se on saapunut viranomaiselle, jätetty viranomaisen postilokeroon tai viranomainen on saanut ilmoituksen lähetyksen saapumisesta. Mikäli viranomainen sallii sähköisen haun esimerkiksi käyttämällä sähköistä rekrytointijärjestelmää tai ilmoittamalla hakuilmoituksessa sähköpostiosoitteen, johon hakemuksen voi lähettää, tulevat sovellettavaksi sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain säännökset. Näiden mukaan hakemus on saapunut viranomaiselle ajoissa, jos se on saapunut määräajan viimeisen päivän aikana. Tässä yhteydessä virka-ajalla ei ole merkitystä toisin kuin kirjallisten hakemusten kohdalla. Viranomaisen on ilmoitettava viipymättä sähköisen hakemuksen vastaanottamisesta. Automaattinen kuittausviesti on riittävä. Kirjallisten hakemusten vastaanottamisesta ei tarvitse ilmoittaa erikseen.
Virkavalinta
Valinnan suorittavalla viranomaisella pitää olla kaikki tieto hakijoista. Koska hakijoita saattaa olla hyvinkin runsaasti, kannattaa heistä laatia yksityiskohtainen yhteenveto, joka helpottaa valintapäätöksen tekoa ja joka voi olla tärkeä työväline, mikäli joku hakijoista hakee muutosta. Yhteenveto on laadittava ehdottoman tasapuolisesti ja siinä kannattaa luetella kaikki valinnan kannalta merkitykselliset vertailutekijät kuten hakijoiden koulutus ja työkokemus. Yhteenvetoon kannattaa myös liittää haastatteluissa ilmi tulleet keskeiset havainnot, koska niiden todentaminen jälkikäteen on erittäin vaikeaa. Yhteenveto tulee julkiseksi vasta valintapäätöksen jälkeen. Myös hakemukset tulevat julkisiksi valintapäätöksen jälkeen. Tässä yhteydessä on tosin kiinnitettävä huomiota siihen, sisältyykö hakemuksiin tai yhteenvetoon salassa pidettäviä seikkoja. Hakijan pyynnöllä, että hänen henkilöllisyytensä jätettäisiin kertomatta jonkun pyytäessä tietoa virkaa hakeneista, ei ole oikeudellista merkitystä. Ks. tarkemmin artikkeli virkavalinnasta.
Valintapäätös
Yksittäisen viranhaltijan tekemä valintapäätös on perusteltava. Tällöin on selostettava, mitkä seikat ja selvitykset ovat vaikuttaneet valintaan. Perusteluihin on kiinnitettävä huomiota jo senkin vuoksi, että niiden perusteellinen esittäminen voi vähentää kilpahakijoiden intoa hakea muutosta. Lisäksi perusteluiden mainitsematta jättäminen kokonaan voi aiheuttaa päätöksen kumoamisen muotovirheen perusteella, mikäli siitä valitetaan hallinto-oikeuteen. Käytännössä perustelut ovat lyhyitä ja ytimekkäitä. Valintapäätös annetaan tiedoksi kirjeellä niin valitulle kuin muillekin hakijoille. Valintapäätökseen on liitettävä asianmukainen oikaisuvaatimusohje tai valitusosoitus. Kunnan monijäsenisen toimielimen suorittamaa vaalia ei tarvitse perustella.
Viranhoitomääräys
Viranhoitomääräys annetaan virkaan valitulle viipymättä. Siinä on mainittava ainakin virkanimike, virkasuhteeseen valitun henkilötiedot, virkasuhteen pituus, määräaikaisuuden peruste, koeaika, virantoimituksen alkamisajankohta, pääasialliset virkatehtävät (tai niiden määräytymisperuste) ja palkkausperusteet. Myös muut merkitykselliset seikat on syytä mainita viranhoitomääräyksessä.
