Koulun tavoitteet | Työskentelykulttuuri | Pedagogiset käytännöt | Tietotekniset ratkaisut | Opettajayhteisö | Johtajuus

Julkisuus, avoimuus ja tietosuoja

Julkisuus, avoimuus ja tietosuoja – erityisesti oppilaitoksen sähköisen viestinnän näkökulmasta

Tässä tietopaketissa käsitellään keskeisiä julkisuuteen, avoimuuteen ja tietosuojaan liittyviä aiheita, jotka liittyvät oppilaitoksen sähköiseen viestintään ja toimintaan. Oppilaitoksen verkkosivuista ja siellä olevista sisällöistä. Oppilaitoksen verkkosivu on oppilaitoksen käyntikortti ja tiedotuskanava. Parhaimmillaan verkkosivut ovat selkeät, informatiiviset ja tyylikkäät. Hyvät verkkosivut antavat paljon lisäarvoa. Hyvin laaditut ja ajan tasalla pidetyt verkkosivut vähentävät tarvetta vastata rutiiniluonteisiin toistuviin kyselyihin arjen asioista. Oppilaitoksen verkkosivuja laadittaessa kannattaa ensin pohtia, kenelle ne on erityisesti suunnattu. Tämän jälkeen alkaa itse sisältöjen suunnittelu. Oppikirjaluettelo kannattaa varmasti julkaista lukion verkkosivuilla, mutta ei yksityiskohtaista tuvallisuussuunnitelmaa, joka sisältää tiedot valvontakameroiden sijainnista. Tällaistakin tietoa on aiemmin julkaistu.

Rehtori vastaa viime kädessä oppilaitoksen verkkosivujen sisällöstä. Tämän vuoksi rehtorin on syytä perehtyä myös reunaehtoihin, jotka määrittelevät sen, mitä sisältöjä ylipäänsä voi verkossa julkaista. Lainsäädännössä on runsaasti yksityiskohtaisia rajoituksia julkaistaville tiedoille, vaikka lainsäädännön pääperiaate onkin julkisuus. Käytännössä törmäyskurssille voivat joutua julkisuusperiaate, yksityisyyden suoja ja sananvapaus. Vaikka maalaisjärjellä pääseekin pitkälle, on syytä pysähtyä pohtimaan asiaa tarkemmin, jos siltä vähänkin tuntuu.

Opiskelijoiden ja henkilökunnan tiedot verkkosivuilla

Opiskelijoiden valokuvien julkaiseminen oppilaitoksen verkkosivuilla vaatii lähtökohtaisesti asianomaisen henkilön suostumuksen. Alaikäisten opiskelijoiden tapauksessa huoltajalta on pyydettävä suostumus kuvan julkaisemiseen. Henkilöä tai henkilökohtaista oikeutta koskevissa asioissa suostumuksen voi antaa 15-vuotias itse tai hänen huoltajansa. Suostumuksen antajan pitää tietää, mihin hän on suostumassa, ja suostumuksen pitää olla luonnollisesti vapaaehtoinen. Oppilaitoksen on syytä yksilöidä etukäteen tarkoin, mihin ja miksi lupa suostumukseen annetaan. Suostumus on peruttavissa milloin tahansa. Lienee järkevää pyytää suostumus aina jokaisen lukuvuoden alussa erikseen tai aina tarpeen vaatiessa. Suostumus ei automaattisesti ole voimassa opiskelijan siirtyessä uuteen oppilaitokseen kunnan sisälläkään, vaan uusi suostumus on annettava aina erikseen. Huoltaja voi antaa suostumuksensa esimerkiksi oppilashallintojärjestelmän avulla, jos hänellä on käytössään henkilökohtaiset tunnukset.

Oppilaitoksen henkilökunnan osalta asian arviointi on mutkikkaampaa. Jos asianomainen henkilö antaa kuvansa julkaisemiseen vapaaehtoisen, yksilöidyn ja tietoisen suostumuksen, jonka hän voi milloin tahansa peruuttaa, on asia selvä. Työnantajalla ei ilman suostumusta ole automaattista oikeutta julkaista henkilökunnan valokuvia ja muita henkilötietoja verkkosivuillaan. Jos on olemassa työtehtäviin liittyvä asiallinen ja hyväksyttävä syy, kuva voidaan julkaista. Arvioinnissa on syytä kiinnittää huomiota siihen, keiden kuvia julkaistaan ja mitä hyötyä kuvan julkaisemisesta on. Merkitystä voi olla esimerkiksi oppilaitoksen tyypillä. Perusopetuksen alakoulun luokanopettajien kuvien julkaiseminen voi olla vähemmän välttämätöntä kuin aikuislukion aineenopettajien kuvien julkaiseminen. Luokanopettaja kun pysyy samana yleensä ainakin yhden vuoden, mutta aikuislukiossa suoritetaan paljon myös yksittäisiä kursseja, jolloin opettajat eivät tule tutuiksi. Voidaan myös harkita, onko kuvan julkaiseminen oppilaitoksen ilmoitustaululla riittävää.

Henkilökunnalla on oikeus tietää jo kuvia otettaessa, mihin käyttöön ne tulevat. Mikäli kuvia käytetään toisessa tarkoituksessa kuin alun perin on sovittu, tulee tästä tiedottaa erikseen ja mahdollisuuksien mukaan varata mahdollisuus uuteen kuvaukseen. Esimerkiksi jos alun perin on ollut tarkoitus julkaista opettajien kuvat ja nimet verkkosivuilla luettelona, ja myöhemmin halutaan käyttää kuvia mainostarkoituksessa paperisena jaettavassa esitteessä, on tästä sovittava erikseen. Tällöin kuvan kohteelle saattaa jopa syntyä oikeus rahalliseen korvaukseen kuvansa käytöstä.

Henkilökunnan nimien ja virka-asemien julkaiseminen lienee helpommin perusteltavissa kuin kuvien julkaiseminen. Tässäkin yhteydessä on mietittävä, onko tietojen julkaisemiselle asiallinen ja hyväksyttävä peruste, ja mitä hyötyä julkaisemisella saavutetaan. Myös henkilökunnan työsähköpostiosoitteen ja työpuhelinnumeron voinee julkaista, eihän henkilökunnalla ole automaattista velvollisuutta vastata työpuhelimeensa tai työsähköpostiinsa vapaa-ajallaan, jos asiasta ei ole erikseen sovittu.

Tietojärjestelmistä syntyneet lokitiedot ja valvonta

Erilaisten tietojärjestelmien, esimerkiksi oppimisalustan, käytöstä tallentuu runsaasti käyttäjäkohtaisia ns. lokitietoja. Nämä ovat henkilötietoja siinä missä arviointi- ja poissaolotiedotkin. Myös tällaisten lokitietojen käsittelylle on oltava asiallinen ja perusteltu syy. Lokitietojen avulla voidaan tehdä erilaisia johtopäätöksiä esimerkiksi opiskelijoiden tai henkilökunnan aktiivisuudesta. Näiden lokitietojen tallentumisesta ja mahdollisesta käytöstä on syytä informoida henkilökuntaa ja opiskelijoita tehokkaalla tavalla esimerkiksi käyttöopastuksen yhteydessä tai oppaissa. Näin kyseisten tietojen käyttäminen ei tulisi yllätyksenä.

Työntekijöiden ja muiden henkilöiden palvelussuhteen ehtojen valvomiseen ei saa käyttää lokitietoja, jos asiasta ei ole asianmukaisesti yhteistoimintamenettelyssä sovittu. Lokitiedot on tarkoitettu lähtökohtaisesti tietojärjestelmän käyttäjän turvaksi. Niitä voi käyttää myös tilastotarkoitukseen ja arvioitaessa kapasiteetin käyttöä ja laskutusta. Lokin tietojen käytöstä on laadittava rekisteriseloste.

Yleisestikin opiskelijoiden tietokoneiden käyttöä valvottaessa pitää muistaa opiskelijoiden perusoikeudet ja muut oikeudet. Reaaliaikainen valvonta esimerkiksi siten, että opettaja tarkkailee omalta koneeltaan opiskelijan sähköpostiliikennettä, ei ole tietosuojavaltuutetun näkemyksen mukaan mahdollista. Kuitenkin ns. passiivinen valvonta on mahdollista. Tällöin rajoitetaan opiskelijoiden pääsyä tietyille erikseen määritellyille sivustoille. Oppilaitoksen tulee myös opettaa, mitä asianmukainen ja turvallinen tietoverkon käyttö on. Valvonnasta on kerrottava opiskelijoille rehellisesti.

Sähköpostilaatikko oppilaitoksen yleistä viestintää varten

Oppilaitoksen yleisten asioiden hoitamista varten koulun verkkosivuilla on hyvä olla sähköinen palautelomake tai oppilaitoksen yhteinen sähköpostilaatikko, jossa lähetettyjä viestejä voi lukea ja niihin vastata useampi henkilö. Sähköpostia käsitellään samoin kuin muitakin luottamuksellisia viestejä. Yksityisempien viestien luottamuksellisuus säilyy paremmin, jos henkilön poissa ollessa käytetään yhteistä sähköpostia. Vaikka henkilön työsähköpostiosoite onkin tarkoitettu työtehtäviin liittyvään viestintään, käytännössä sitä käytetään myös yksityisluonteiseen viestintään. Vaikka yksityisviestit tulisivatkin työsähköpostiin, pitää niiden luottamuksellisuus säilyttää.

Koetulosten julkaiseminen oppilaitoksen verkkosivuilla tai oppimisalustalla

Lukukausi-, jakso-, päättö- ja erotodistukset ovat julkisia mahdollista henkilökohtaista ominaisuutta koskevaa sanallista arviointia lukuun ottamatta. Tentti- ja koetulosten arvosanojen julkisuus on kuitenkin tulkinnanvarainen. Yliopistoissa ja korkeakouluissa on tavallista julkaista tenttitulokset verkossa opiskelijanumeroa, mutta ei nimeä käyttäen. Koska asiantila on jossain määrin epäselvä, kannattaa opiskelijoilta pyytää suostumus kyseisten tietojen julkaisemiseen erikseen. Kannattaa myös pohtia, saavutetaanko tulosten avoimesta julkaisemisesta mitään hyötyä. Isoissa toimintayksiköissä sähköinen tiedottaminen on taloudellista ja hyvää asiakaspalvelua, mutta tämä ei saa olla ainoa peruste tietojen julkaisemiseen.

Kun tentti- tai koetuloksia julkaistaan verkossa, on huolehdittava siitä, että oppilaitoksesta ei ole saatavissa missään muodossa tietoa opiskelijanumeron ja opiskelijan henkilöllisyyden yhteydestä. Internet- ja intranet-sivuja (esimerkiksi oppimisalustaa) käsiteltäneen tässä yhteydessä samanlaisina, koska oppilaitoksen oppimisalustan käyttäjiä on tavallisesti hyvin suuri määrä. Esimerkiksi ylioppilaskirjoitusten alustavat pistemäärät voinee ilmoittaa koulun ilmoitustaululla tai oppimisalustalla kokelasnumeroa käyttämällä, jos kokelasnumero on ilmoitettu opiskelijalle erikseen esimerkiksi oppilashallintojärjestelmällä. Tosin kokelasnumeron päätteleminen ei ainakaan pienessä lukiossa ole kovinkaan vaikeaa käytännössä. Oppimisalustat ja oppilashallintojärjestelmät tarjoavat erilaisia ratkaisuja tietojen näkyvyyden rajoittamiseen.

Ylioppilaiden ja valmistuvien nimien sekä oppilaitokseen hakeneiden nimien julkaiseminen verkossa

Sekä ylioppilastutkintolautakunnalla että lukiolla on oikeus antaa ylioppilaiden nimet julkaistavaksi sen jälkeen, kun lautakunta on lähettänyt lukiolle tutkinnon tulostiedot ja tietojen oikeellisuus on varmistettu. Jos lukio on esittänyt ylioppilastutkintolautakunnalle tarkistuspyyntöjä tai hakemuksia tutkintotulosten saapumisen jälkeen, on odotettava, että lautakunta on ne käsitellyt, ennen kuin nimet saadaan julkaista. Jos kokelas ei halua nimeään julkaistavan, hänen tulee pyytää kirjallisesti sekä lukiota että lautakuntaa poistamaan nimensä julkaistavaksi tarkoitetusta nimilistasta. Pyyntö on esitettävä hyvissä ajoin ennen tulosten valmistumista. Käytännössä asiasta on syytä informoida opiskelijoita jo tutkintoon ilmoittautumisen yhteydessä ja kirjata suostumus tai kielto oppilaitoksen käyttämälle ilmoittautumislomakkeelle.

Vaikka ylioppilaiden ja valmistuneiden nimet saakin luovuttaa ja julkaista, jos asianomainen ei sitä ole kieltänyt, arvosanatietoja ei kuitenkaan saa julkaista esimerkiksi oppilaitoksen verkkosivuilla, vaikka ylioppilastutkintotodistus on julkinen asiakirja kuten muutkin todistukset. Julkisuus ja julkistaminen ovat siis eri asioita.

Yliopistot ja korkeakoulut julkaisevat usein oppilaitokseen valittujen nimet verkossa. Jokaisen hakijan nimet ja usein myös pistemäärät julkaistaan oppilaitoksen ilmoitustaululla ja ovessa. Oppilaitokseen hakeutumisen yhteydessä on tiedusteltava hakijan suostumusta tietojen julkaisemiseen. Tieto valituista on syytä julkaista nimeä käyttäen. Epäselvissä tapauksissa voi käyttää toista nimeä tai syntymäpäivää, mutta ei missään nimessä henkilötunnusta. Valitsematta jääneiden tietoja ei ole syytä ilmoittaa. On huomattava, että tieto siitä, onko joku päässyt oppilaitokseen ja opiskeleeko siellä, on julkinen ja se on tiedustelijalle pyynnöstä ilmoitettava. Eri asia on, jos opiskelijalla on ns. turvakielto ja oppilaitos on tästä tietoinen.

Rekisteriseloste

Henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjän on pidettävä jokaisen saatavilla rekisteriseloste, jossa kerrotaan mm. henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta. Asioista avoimesti tiedottaminen lisää luottamusta viranomaistoimintaan. Rekisteriseloste on järkevää sijoittaa näkyviin myös oppilaitoksen verkkosivuille varsinkin, jos sivujen kautta kerätään henkilötietoja. Rekisteriselosteen malli on tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla. Vastuu rekisteriselosteen laatimisesta on kunnallisella lautakunnalla.

Lähteet:
Aiheeseen liittyvää lainsäädäntöä
Suomen perustuslaki (731/1999)
Rikoslaki (39/1889)
Henkilötietolaki (523/1999)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki)
Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999, julkisuusasetus)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2004)
Laki yhteistoiminnasta yrityksissä (334/2007)
Laki yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa (651/1988)
Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (449/2007)
Perusopetuslaki (628/1998)
Lukiolaki (629/1998)
Laki ammatillisesta koulutuksesta (630/1998)
Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998)
Laki opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä (1058/1998)
Asetus ammattikorkeakoulujen yhteishakujärjestelmästä (1191/1998)

Mikä KenGuru? | Tuotanto | Ehdota sisältöä